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Steuerlexikon

Änderung des Lohnsteuerabzugs

Normen

§ 39c Abs. 2 EStG

§ 41c EStG

Information

Solange der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zum Zweck des Abrufs der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (§ 39e EStG) die ihm zugeteilte Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt schuldhaft nicht mitteilt oder das Bundeszentralamt für Steuern die Mitteilung elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale ablehnt, hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln. Kann der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale wegen technischer Störungen nicht abrufen oder hat der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der ihm zuzuteilenden Identifikationsnummer nicht zu vertreten, hat der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale im Sinne des § 38b EStG längstens für die Dauer von drei Kalendermonaten zu Grunde zu legen. Hat nach Ablauf der drei Kalendermonate der Arbeitnehmer die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt nicht mitgeteilt, ist rückwirkend Steuerklasse VI anzuwenden. Sobald dem Arbeitgeber wegen anfänglicher technischer Störungen oder ohne Verschulden des Arbeitnehmers die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erst später vorliegen, sind die Lohnsteuerermittlungen für die vorangegangenen Monate zu überprüfen und, falls erforderlich, zu ändern. Die zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist jeweils bei der nächsten Lohnabrechnung auszugleichen (§ 39c Abs. 1 EStG).

Legt der Arbeitnehmer verspätet eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit abweichenden Eintragungen vor, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Lohnsteuerabzug zu ändern (§ 39c Abs. 2 EStG).

Darüber hinaus sieht § 41c EStG vor, dass der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug ändern kann, wenn ihm elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zum Abruf zur Verfügung gestellt werden oder ihm der Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Eintragungen vorlegt, die auf einen Zeitpunkt vor Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale oder vor Vorlage der Bescheinigung zurückwirken.

Die Regelung zur Änderung des Lohnsteuerabzugs gilt auch für den Fall, in dem die bisher unzutreffende Besteuerung auf einer rückwirkenden Gesetzesänderung beruht (§ 41c Abs. 1 Nr. 2 EStG). Der Lohnsteuerabzug muss auch korrigiert werden, wenn Gesetzesänderungen kurz vor der Jahreswende endgültig beschlossen werden. Sowohl die Finanzverwaltung als auch die Softwarehersteller können diese Änderungen oft nicht zeitnah in die Software übernehmen. Der Lohnsteuerabzug muss dann vorerst nach den alten Werten erfolgen, kann aber korrigiert werden, wenn die neuen Programmablaufpläne vorliegen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die bereits durchgeführten Lohnabrechungen bei der nächsten Lohnzahlung zu korrigieren, wenn dies für ihn wirtschaftlich zumutbar ist (§ 41c Abs. 1 EStG i.d.F. des 2. Konjunkturpakets).

Auch wenn keine Verpflichtung zu einer rückwirkenden Änderung bestehen sollte, ändern viele Arbeitgeber sowohl in Nachforderungs- als auch in Erstattungsfällen den Lohnsteuerabzug von sich aus, zum einen, weil die Erfüllung der Anzeigeverpflichtungen (Einzelheiten siehe § 41c Abs. 4 EStG und R 41c.1 LStR) etwa den gleichen Arbeitsaufwand verursacht wie eine Änderung des Lohnsteuerabzugs und außerdem, um in Erstattungsfällen von ihren Arbeitnehmern nicht unnötig viel Lohnsteuer einzubehalten.

Praxistipp:

Die Änderung ist zwingend bei der nächsten Lohnzahlung vorzunehmen. Auch bei größeren Nachforderungen gegenüber dem Arbeitnehmer muss der Gesamtbetrag in einer Summe einbehalten werden. Eine ratenweise Verteilung kommt auch dann nicht in Betracht, wenn der Arbeitslohn bei der nächsten Lohnzahlung nicht ausreicht, die Steuer zu decken. Dem Arbeitgeber bleibt hier regelmäßig nur die Möglichkeit, dem Betriebsstättenfinanzamt den fehlerhaften Lohnsteuerabzug anzuzeigen (§ 41c Abs. 4 EStG).

Praxistipp:

Der Arbeitgeber kann allerdings bei nicht ausreichendem Barlohn, dem Arbeitnehmer den fehlenden Differenzbetrag zunächst als Darlehn vorstrecken und so die Lohnsteuer aus der Änderung finanzieren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass je nach Höhe des Darlehns steuerpflichtige Zinsvorteile entstehen können, vgl. dazu Arbeitgeberdarlehen.

Die Änderung des Lohnsteuerabzugs kann nur solange erfolgen, wie noch keine Lohnsteuerbescheinigung erteilt wurde. Dies gilt auch, wenn das Arbeitsverhältnis im Laufe des Kalenderjahres endet.

Wird die Änderung im laufenden Kalenderjahr vorgenommen, sind die jeweils betroffenen Lohnzahlungszeiträume neu aufzurollen. Erfolgt die Änderung dagegen nach Ablauf des Kalenderjahres, ist zu wenig erhobene Lohnsteuer anhand der Lohnsteuer-Jahrestabelle zu ermitteln.

Beispiel:

Arbeitnehmer A bezieht lt. Arbeitsvertrag bis Juni ein Gehalt von 2.000 EUR/Monat und ab Juli 2.500 EUR/Monat. Lt. Lohnsteuerkarte hat A die Steuerklasse IV/0. Sein Arbeitgeber hat im Mai versehentlich die Lohnsteuer nach Steuerklasse III/0 einbehalten. Er bemerkt den Fehler

  1. a)

    im November

  2. b)

    im Januar des Folgejahres

Lösung

Fall a):

Es muss lediglich der Monat Mai neu aufgerollt werden.

Differenz nachzuerheben bei der nächsten Lohnzahlung

182,17 EUR

Monatslohn 2.000 EUR:

Steuer lt. Steuerklasse IV/0

222,00 EUR

Steuer bisher (Steuerklasse III/0)

39,83 EUR

Fall b):

Die nachzuerhebende Steuer ist nach der Jahrestabelle zu ermitteln.

Differenz nachzuerheben bei der nächsten Lohnzahlung

166,19 EUR

Jahresarbeitslohn:

6 x 2.000 EUR

=

12.000 EUR

6 x 2.500 EUR

=

15.000 EUR

-------------

27.000 EUR

Lohnsteuer darauf lt. Jahrestabelle (Steuerkl. IV/0)

=

3.379,00 EUR

bisher einbehalten lt. Lohnkonto

=

3.212,81 EUR

-------------

Praxistipp:

Auch wenn die Änderung der Lohnsteuer erst nach Ablauf des Kalenderjahres erfolgt, sind die nachgeforderten/erstatteten Beträge bei der Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Jahr zu berücksichtigen.

Weitere Einzelheiten sind in R 41c.1 f. LStR geregelt.

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